Presupuesto mensual en Excel: plantilla paso a paso con SUMAR.SI.CONJUNTO (2026)

Un presupuesto mensual en Excel es un libro con una hoja donde cada ingreso o gasto ocupa una fila y otra hoja que, con SUMAR.SI.CONJUNTO, suma cada categoría del mes. Con la regla 50-30-20 como referencia, en diez segundos sabes si el mes salió según lo previsto.

¿Cómo hacer un presupuesto mensual en Excel y qué debe incluir?

Piénsalo como un libro de registro más un marcador. El libro guarda hechos: fecha, concepto, importe, categoría. El marcador compara lo que pensabas gastar en cada categoría con lo que gastaste de verdad. Los gráficos y los colores bonitos son adorno.

En mi opinión, casi todo el mundo abandona estas hojas por la misma razón: descarga una plantilla preciosa, con celdas combinadas y fórmulas ocultas, y la deja el primer día que necesita renombrar una categoría. Hacerla tú mismo lleva unos treinta minutos y entiendes cada celda. Esa comprensión es la que te mantiene usándola en el cuarto mes.

Este artículo piensa en lectores de España y México; indico donde cambia la configuración. Todas las cifras en euros y pesos son ejemplos inventados, no estadísticas. Como referencia real, el INE calculó para 2025 un gasto medio de 35.101 euros por hogar en España (Encuesta de Presupuestos Familiares 2025). Úsalo como contexto, no como meta.

¿Cuántas hojas y qué columnas necesito?

Con tres hojas basta. Más hojas son más sitios donde una fórmula puede romperse.

Hoja	Para qué sirve	Cuándo la tocas
Movimientos	Una fila por compra, nómina o traspaso	Cada semana o cada mes
Listas	Nombres de categorías y cuentas para los desplegables	Casi nunca
Resumen	Eliges un mes y ves presupuesto contra real	Una vez al mes

Estas son las columnas de Movimientos con las que empezaría. No añadas más: cada columna extra es algo más que rellenar, y un presupuesto muere cuando anotar se vuelve un fastidio.

Columna	Encabezado	Ejemplo	Nota
A	Fecha	03/10/2026	Debe ser fecha real, no texto
B	Concepto	Supermercado	Tal como sale en el banco
C	Importe	62,40	Siempre en positivo
D	Tipo	Gasto	Gasto, Ingreso o Traspaso
E	Categoría	Alimentación	Desplegable
F	Cuenta	Tarjeta	Desplegable
G	Mes	2026-10	Calculada

Selecciona el rango y pulsa Ctrl+T para convertirlo en tabla; ponle el nombre Mov en Diseño de tabla. Las filas nuevas heredarán fórmulas y formato, y las fórmulas del Resumen no necesitarán que retoques rangos. En la columna G escribe =TEXTO([@Fecha];"aaaa-mm"). Ojo: en Excel en español el código del año es “aaaa”, no “yyyy”; en una instalación en inglés sería lo contrario.

Mantén todos los importes en positivo y deja que la columna D indique la dirección. Si anotas los gastos en negativo, acabarás peleándote con los signos cada vez que registres una devolución.

¿Cómo creo las categorías con lista desplegable?

Las categorías escritas a mano se desvían. “Súper”, “Supermercado” y “comida” acaban siendo tres líneas en tu resumen, y SUMAR.SI.CONJUNTO las trata como desconocidas. El desplegable lo evita.

1. En la hoja Listas, escribe las categorías en la columna A.
2. Selecciona la columna Categoría de Movimientos.
3. Ve a Datos > Validación de datos y en Permitir elige Lista.
4. En Origen escribe =Listas!$A$2:$A$13.
5. Repite para Tipo y Cuenta.

Un conjunto inicial que encaja con la regla 50-30-20:

Bloque	Categorías de ejemplo
Necesidades (objetivo aprox. 50 %)	Alquiler o hipoteca, suministros, alimentación, transporte, seguros, cuotas mínimas de deudas
Deseos (aprox. 30 %)	Restaurantes, ocio, compras, suscripciones, viajes
Ahorro y deudas (aprox. 20 %)	Fondo de emergencia, jubilación, pagos extra de deuda

Mantén la lista corta, menos de quince al empezar. Si una categoría se lleva más del 30 % de tus gastos, divídela entonces, no antes. Si las suscripciones te sorprenden cada mes, dales su propia línea y revisa los pasos de la guía de gestión de suscripciones.

¿Cómo armo el resumen mensual con SUMAR.SI.CONJUNTO?

Esta función suma los valores de un rango donde otros rangos cumplen tus condiciones. El rango de suma va primero, algo que despista a quien viene de SUMAR.SI; Microsoft documenta la sintaxis en su página de SUMAR.SI.CONJUNTO.

En la hoja Resumen, escribe en B1 el mes que quieres ver, por ejemplo 2026-10, como texto. Pon las categorías en la columna A y usa estas columnas:

Celda	Qué contiene	Fórmula o valor
B4	Presupuesto	Lo escribes tú
C4	Real	=SUMAR.SI.CONJUNTO(Mov[Importe];Mov[Categoría];$A4;Mov[Mes];$B$1;Mov[Tipo];"Gasto")
D4	Disponible	=B4-C4
E4	% usado	=SI(B4=0;"";C4/B4)

Si tu Excel es de México y usa coma como separador, sustituye los puntos y coma por comas. Son tres condiciones y deben cumplirse las tres: categoría, mes y tipo. Si omites el tipo, devoluciones, traspasos y nóminas de la misma categoría ensuciarán el total.

Así podría verse octubre. Son números de ejemplo, no datos reales (euros, para el lector de España).

Categoría	Presupuesto	Real	Disponible	Usado
Alimentación	380 €	421 €	-41 €	111 %
Transporte	90 €	74 €	16 €	82 %
Suscripciones	35 €	47 €	-12 €	134 %
Restaurantes	120 €	78 €	42 €	65 %

Añade formato condicional a la columna Usado para que se ponga en rojo por encima del 100 %. Revisarás más rápido cuando un color hace la lectura por ti. Si una categoría se pasa todos los meses, el arreglo suele ser estructural; la guía para recortar gastos del hogar empieza por los gastos fijos con buen motivo.

¿Cómo compruebo mis gastos con la regla 50-30-20?

La regla 50-30-20 reparte los ingresos netos en un 50 % de necesidades, un 30 % de deseos y un 20 % de ahorro y deuda. Elizabeth Warren y Amelia Warren Tyagi la expusieron en All Your Worth, en 2005. Es una prueba de cordura, no un dogma.

Para probarla, añade en Listas una columna Bloque junto a cada categoría: Alquiler pasa a Necesidades, Restaurantes a Deseos, y así. Luego añade esa columna a la tabla con una búsqueda (BUSCARX o BUSCARV) y calcula la cuota de cada bloque:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Mov[Importe];Mov[Bloque];"Necesidades";Mov[Mes];$B$1;Mov[Tipo];"Gasto")/SUMAR.SI.CONJUNTO(Mov[Importe];Mov[Tipo];"Ingreso";Mov[Mes];$B$1)

Bloque	Objetivo	Mes de ejemplo	Lectura
Necesidades	50 %	58 %	Alto, habitual con alquileres caros
Deseos	30 %	24 %	Con margen
Ahorro y deuda	20 %	18 %	Cerca

Fíjate en lo que significa fallar. Si las necesidades están en el 58 %, la regla no te regaña: te señala qué línea examinar, casi siempre la vivienda. En Madrid, Barcelona o Ciudad de México es normal estar entre el 55 % y el 65 %; en ese caso recorta deseos para proteger el 20 % de ahorro, y construye antes tu colchón con los pasos de cómo crear un fondo de emergencia.

¿Y una tabla dinámica, cuándo conviene?

Una tabla dinámica resume miles de filas arrastrando campos. Haz clic en cualquier celda de la tabla Mov y elige Insertar > Tabla dinámica.

• Arrastra Categoría a Filas y Mes a Columnas.
• Arrastra Importe a Valores (Suma).
• Arrastra Tipo a Filtros y elige Gasto.
• Al añadir movimientos nuevos, clic derecho y Actualizar.

La dinámica brilla en la vista de doce meses: ves de un vistazo que la alimentación sube desde la primavera. Resulta más torpe para presupuesto contra real, porque las columnas calculadas piden más ajustes.

	Resumen con fórmulas	Tabla dinámica
Puesta en marcha	Requiere soltura con fórmulas	Casi todo con clics
Actualización	Instantánea	Tras pulsar Actualizar
Comparar con presupuesto	Fácil	Incómodo
Tendencias del año	Hay que añadir columnas	Fácil

Mi reparto: fórmulas para el repaso mensual, tabla dinámica para la revisión anual.

¿Cómo importo los movimientos del banco?

Anotar cada café no sobrevive a marzo. Descarga el extracto una o dos veces al mes desde la web de tu banco; los nombres de menú varían, pero busca “Descargar movimientos” o “Exportar” en la vista de cuenta.

1. Pega el archivo en una hoja llamada Bruto y no la toques.
2. Copia fecha, concepto e importe a la tabla Mov.
3. Revisa los importes. Los bancos españoles suelen exportar con coma decimal y a veces con punto y coma como separador de CSV. Si Excel deja los importes como texto, usa Datos > Texto en columnas. Muchos extractos marcan los gastos en negativo; pasa a positivo con =ABS(...) o con Pegado especial > Multiplicar por -1.
4. Rellena Tipo y Cuenta y apunta la última fecha importada.

Para autocompletar categorías, crea en Listas una tabla de palabras clave (columna D) y categorías (columna E) y usa:

=SI.ERROR(BUSCAR(2;1/ESNUMERO(HALLAR(Listas!$D$2:$D$40;[@Concepto]));Listas!$E$2:$E$40);"Sin clasificar")

Todo concepto que contenga una palabra clave hereda su categoría. Pega el resultado como valores y arregla las filas “Sin clasificar” con el desplegable. Espera clasificar a mano la mitad de las filas el primer mes y muchas menos al tercero. Si prefieres evitar la importación manual, la comparativa de apps para controlar gastos y el análisis de las mejores apps de presupuesto cubren opciones con sincronización, y puedes exportar sus datos a este libro.

¿Qué errores rompen un presupuesto en Excel?

El clásico es contar dos veces. Un ejemplo compuesto, no una persona real: una autónoma anotaba cada compra con tarjeta como gasto y luego el cargo mensual de 1.400 € de la tarjeta como otro gasto. El resumen mostraba casi el doble de lo que había gastado, y abandonó la hoja esa misma semana convencida de que se le daba mal el dinero. No era así. El libro estaba mal planteado.

Cómo evitarlo:

• Anota las compras el día que pagas.
• Marca cargos de tarjeta, transferencias a ahorro y movimientos entre cuentas como Traspaso.
• Limita cada suma al Tipo “Gasto”.

Otros fallos frecuentes:

• Fechas guardadas como texto. Si la columna Mes da errores tras pegar un CSV, las fechas no se convirtieron. Usa Texto en columnas o reescribe algunas.
• Importes con símbolo de moneda o espacios. Si un total sale 0, comprueba que las celdas sean números.
• Importaciones solapadas. Anota siempre la última fecha antes de pegar un lote nuevo.
• Códigos de formato. En Excel en español, TEXTO usa “aaaa-mm”; copiar la fórmula con “yyyy” de un tutorial en inglés devuelve resultados raros.

Para ganar soltura con funciones, 10 fórmulas de Excel esenciales sirve de calentamiento, y este desglose real de vivir solo muestra cómo se ve un mes ajustado con las categorías ya rellenas.

¿Qué hago si mis ingresos cambian cada mes?

Autónomos, trabajadores por comisión y quien cobra a destajo tropiezan con el 50/30/20 porque el denominador se mueve. Dos cambios pequeños mantienen la hoja honesta.

Primero, presupuesta sobre una base, no sobre una esperanza. Toma tu mes de menores ingresos de los últimos seis y úsalo como cifra para las necesidades. Lo que exceda es un extra que se asigna al llegar: parte al fondo de emergencia, parte a impuestos si nadie te los retiene, el resto a deseos.

Segundo, añade arriba del Resumen una fila con el promedio de ingresos de los últimos tres meses, con =PROMEDIO(). Un solo mes excelente deja de empujarte a subir tu nivel de vida.

Situación	Qué cambiar
Nómina fija	Usa el neto real como 100 %
Ingresos irregulares	Usa tu mes más bajo para necesidades y asigna el excedente al llegar
Dos personas	Añade una columna Persona y una tercera condición en la suma

Si pagas impuestos de forma trimestral (en España, pagos fraccionados del IRPF; en México, pagos provisionales), dales su propia categoría dentro de Necesidades para que el dinero esté visiblemente comprometido antes de llegar a deseos. Los plazos y las cuotas dependen de tu régimen, así que consúltalos con tu asesor o en la web de la administración tributaria.

¿Cómo es una rutina mensual de diez minutos?

Importa más el hábito que la herramienta. Esta sería mi rutina:

1. El día 1, cambia Resumen B1 al mes anterior.
2. Descarga el extracto, pega, limpia y clasifica.
3. Mira las celdas rojas y escribe una frase sobre el mayor desvío.
4. Cada trimestre, reajusta toda línea que lleve tres meses por encima del 120 %, porque un presupuesto siempre en rojo es un presupuesto mal puesto.
5. A fin de año, guarda una copia del archivo y empieza otro con movimientos vacíos.

Fija los presupuestos de los tres primeros meses en tu promedio real y recorta un 5 % cada vez. Empezar con un presupuesto de ensueño solo te enseña a ignorar el rojo.

Las cifras y tablas de este artículo son ejemplos inventados con fines ilustrativos, no datos financieros ni asesoramiento. Los menús de Excel varían según la versión e idioma; consulta la documentación de Microsoft y a un profesional cualificado para decisiones sobre tus finanzas. Este artículo toma como contexto España y México.