Cómo restar en Excel: no existe la función RESTAR, estas son las fórmulas que sí funcionan

Excel no tiene una función RESTAR. Se resta con el signo menos: escribe =A1-B1 en cualquier celda y pulsa Intro, o usa SUMA con números negativos cuando trabajes con una lista.

Antes de seguir, una aclaración de mercado: este texto está pensado para quien usa Excel en español, tanto en España como en México y otros países de Latinoamérica. Los nombres de las funciones son los de Excel en español (SUMA, SI, SUMAR.SI, SIFECHA), y la diferencia práctica es el separador de argumentos. En España verás punto y coma, =SUMA(B2;-B3); en México y buena parte de Latinoamérica Excel suele usar coma, =SUMA(B2,-B3). Si copias una fórmula y te da error de sintaxis, casi seguro es esto. Los ejemplos de abajo usan el punto y coma, y te aviso donde cambia algo.

Cómo restar en Excel si no existe una función RESTAR

En Excel se resta escribiendo una fórmula con el operador menos, como =A1-B1; el propio operador cumple el papel de una función RESTAR.

Mucha gente busca un botón de resta en la biblioteca de funciones porque la suma sí tiene el suyo. No existe, y no es un descuido: el operador hace de función. Toda fórmula empieza por un signo igual y después puedes mezclar referencias de celda, números escritos a mano y operadores, igual que en una calculadora.

Así queda en una hoja de presupuesto mínima, con la fórmula en la columna C:

	A (Ingresos)	B (Alquiler y recibos)	C (Sobrante)
Fila 2	3.200	1.450	=A2-B2 muestra 1.750
Fila 3	3.200	1.520	=A3-B3 muestra 1.680

Haz clic en C2, escribe =A2-B2 y pulsa Intro. Después agarra el cuadradito de la esquina inferior derecha de C2 (el controlador de relleno) y arrástralo hacia abajo, o haz doble clic sobre él. Excel reescribe el número de fila en cada línea, y por eso el mismo patrón sirve para miles de filas.

Dos hábitos te ahorran disgustos. El primero: haz clic en las celdas en vez de teclear sus direcciones; Excel resalta lo que está leyendo y detectas una referencia equivocada al instante. El segundo: no metas dentro de la fórmula números que en realidad son datos. =A2-1450 funciona hoy y falla en silencio el mes que sube el alquiler. Pon 1.450 en su propia celda y apunta a ella.

Si estás empezando con las fórmulas en general, 10 fórmulas de Excel esenciales con ejemplos reales cubre la base sobre la que se apoya esta guía, y la hoja de referencia de funciones de Excel te servirá cuando pases de la aritmética a las búsquedas.

Cuál es la mejor forma de restar muchos números de un total

Para uno o dos conceptos, el signo menos basta. Para una lista larga, SUMA queda más limpia y es lo más parecido a una “función de restar” que tiene Excel.

El truco es que SUMA suma, pero sumar un número negativo equivale a restar. Supón un saldo inicial en C2 y los pagos debajo, escritos como negativos:

Fila	Concepto	Importe
2	Saldo inicial	3.000
3	Cuota del coche	-450
4	Seguro	-120
5	Compra del súper	-380
6	Saldo final	=SUMA(C2:C5) muestra 2.050

Si los datos te llegan en positivo tienes dos caminos. Restar el rango al total, =C2-SUMA(C3:C5), que se lee natural: saldo menos todo lo gastado debajo. O cambiar los signos dentro de la fórmula: =SUMA(C2;-C3;-C4;-C5).

Yo prefiero la primera forma. Una fórmula que dice total menos la SUMA de las partes se entiende a la primera cuando otra persona abre el archivo, incluido tú dentro de seis meses. Los negativos repartidos por una columna, en cambio, tienden a escribirse con el signo equivocado en el peor momento.

Se puede restar una columna entera de otra

Sí, y es un buen uso del controlador de relleno. Escribe =B2-C2 en la primera fila y copia hacia abajo. Con Microsoft 365 o Excel 2021 en adelante puedes escribir =B2:B100-C2:C100 en una sola celda y los resultados se derraman hacia abajo. En versiones anteriores hay que copiar la fórmula fila a fila, y una fórmula de este tipo puede devolver un solo valor.

Cómo restar fechas y saber cuántos días hay entre ellas

Las fechas son números disfrazados. Excel guarda cada día como un contador, así que al restar una fecha de otra obtienes los días que las separan. La resta de fechas es la misma fórmula de siempre, con un detalle de formato.

Imagina un proyecto que empezó el 2 de marzo de 2026 y hoy es 25 de octubre de 2026. Con las fechas en A2 y B2, escribe en C2 =B2-A2. El resultado es 237 días.

El detalle: Excel a veces formatea la celda del resultado como fecha y ves una fecha de 1900 en lugar de 237. Selecciona la celda, abre el desplegable de formato numérico en la pestaña Inicio y elige General o Número.

Objetivo	Fórmula	Resultado del 2 de marzo al 25 de octubre de 2026
Días naturales entre fechas	=B2-A2	237
Días laborables (lunes a viernes)	=DIAS.LAB(A2;B2)	cuenta los días de semana e incluye ambos extremos
Días desde hoy hasta una fecha límite	=B2-HOY()	cambia cada día

HOY() se recalcula cada vez que abres el archivo, de modo que una cuenta atrás se mantiene al día sola. Si quieres que los festivos no cuenten como laborables, escribe la lista de festivos en un rango y pásalo como tercer argumento: =DIAS.LAB(A2;B2;E2:E12). Microsoft explica la resta simple y el resto de funciones de fecha en su página calcular la diferencia entre dos fechas.

Cómo restar horas, por ejemplo un turno de trabajo

Con las horas pasa lo mismo, porque una hora es una fracción de día. Entrada a las 9:00 en A2 y salida a las 17:30 en B2: =B2-A2 da 8:30 siempre que la celda tenga formato h:mm. Para descontar 30 minutos de pausa no remunerada, =B2-A2-NSHORA(0;30;0), que da 8:00.

Hay dos trampas. Un turno que cruza la medianoche devuelve una hora negativa y Excel pinta una fila de ####; se arregla con =RESIDUO(B2-A2;1). Y si sumas una columna de duraciones y el total pasa de 24 horas, dale al total el formato [h]:mm con corchetes, o Excel reiniciará el contador y mostrará horas equivocadas.

Cuándo usar SIFECHA para sacar años, meses y días

Usa SIFECHA cuando la resta simple no alcanza, es decir, cuando necesitas el resultado en años o meses completos: edad, antigüedad en una empresa, duración de un contrato de alquiler. Recibe una fecha inicial, una fecha final y un código de unidad.

Esta función no aparece en la lista de funciones ni en el autocompletado de Excel, y eso lleva a pensar que está rota. Funciona bien; Microsoft la documenta en su página de la función SIFECHA y menciona algunas limitaciones. Los códigos de unidad son letras y, que yo sepa, se escriben igual en la versión en español; si tu Excel protesta, comprueba la página de ayuda de tu edición.

Código	Devuelve	Ejemplo, del 2 de marzo al 25 de octubre de 2026
”Y”	Años completos	0
”M”	Meses completos	7
”D”	Días	237
”YM”	Meses que sobran tras los años completos	7
”MD”	Días que sobran tras los meses completos	23

Así, =SIFECHA(A2;B2;"M") devuelve 7 y =SIFECHA(A2;B2;"MD") devuelve 23. Puedes encadenarlas en una frase legible:

=SIFECHA(A2;B2;"Y")&" años, "&SIFECHA(A2;B2;"YM")&" meses, "&SIFECHA(A2;B2;"MD")&" días"

El resultado es “0 años, 7 meses, 23 días”. Dos advertencias. La fecha inicial debe ser anterior a la final o recibes #¡NUM!. Y Microsoft avisa de que el código “MD” puede dar resultados raros en ciertos finales de mes, así que para algo contractual comprueba a mano un par de fechas antes de fiarte de toda la columna.

Cómo calcular la variación porcentual restando

La variación porcentual es una resta seguida de una división: nuevo menos anterior, dividido entre el anterior. La resta responde a “cuánto se movió” y la división lo convierte en una tasa.

Si un producto vendió 80 unidades el mes pasado y 92 este mes, =(B2-A2)/A2 devuelve 0,15 (0.15 con configuración mexicana). Dale formato de porcentaje y verás 15 %. Si las ventas bajan de 5.000 a 4.250, la misma fórmula da -15 %, y el signo negativo es tu aviso de bajada.

Anterior	Nuevo	Fórmula	Resultado
80	92	=(B2-A2)/A2	15 %
5.000	4.250	=(B3-A3)/A3	-15 %
0	40	=(B4-A4)/A4	#¡DIV/0!

La última fila es la que rompe los paneles. Si el valor anterior puede ser cero, envuelve la fórmula: =SI(A4=0;"n/d";(B4-A4)/A4). Y recuerda que el porcentaje no es simétrico: pasar de 100 a 150 es subir un 50 %, pero volver de 150 a 100 es bajar solo un 33 %. No restes porcentajes entre sí como si compartieran la misma base.

Cómo restar celdas de hojas distintas

Haz clic en la primera celda, escribe el signo menos, pulsa la pestaña de la otra hoja y haz clic en la segunda celda. Excel escribe la referencia por ti. Una comparación de febrero menos enero queda así:

=Febrero!B5-Enero!B5

Si el nombre de la hoja tiene un espacio o un carácter especial, Excel añade comillas simples: ='Ventas T1'!B5-'Ventas T4'!B5. Escribirla a mano sin las comillas es la causa habitual del error #¡REF!, así que deja que Excel la construya con clics.

Hoja	Celda B5 (Ventas totales)
Enero	3.200
Febrero	3.650
Diferencia	=Febrero!B5-Enero!B5 muestra 450

Funciona igual entre libros. Abre los dos archivos, haz clic en la celda del otro y Excel inserta una ruta como [Presupuesto.xlsx]Febrero!$B$5. Una advertencia de experiencia: si alguien renombra o mueve el archivo de origen, esos vínculos se rompen y la fórmula enseña el último valor conocido hasta que se actualice. Para archivos que circulan por correo, prefiero copiar los datos dentro de un solo libro.

Cómo restar solo cuando se cumple una condición

Usa SUMAR.SI (o SUMAR.SI.CONJUNTO) para totalizar cada grupo y luego resta los totales. Es la situación de casi cualquier presupuesto personal: una columna de importes y otra que indica si es ingreso o gasto.

Fila	Tipo	Importe
2	Ingreso	2.800
3	Gasto	35
4	Gasto	62
5	Ingreso	150
6	Gasto	18

Con los tipos en B2:B6 y los importes en C2:C6:

=SUMAR.SI(B2:B6;"Ingreso";C2:C6)-SUMAR.SI(B2:B6;"Gasto";C2:C6)

Los ingresos suman 2.950 y los gastos 115, así que el resultado es 2.835. Microsoft detalla los argumentos en la página de la función SUMAR.SI. Para filtrar también por mes, pasa a SUMAR.SI.CONJUNTO, donde el rango a sumar va primero: =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C6;B2:B6;"Gasto";A2:A6;">="&FECHA(2026;10;1)).

Si vas a montar un control de gastos completo, una tabla dinámica agrupa por ti, y los atajos de 50 atajos de teclado que ahorran horas cada semana hacen mucho más rápido rellenar y moverse por la hoja.

Y si quiero restar el mismo valor a todo un rango sin columna auxiliar

A veces hace falta restar la misma cantidad a todas las celdas, por ejemplo aplicar un descuento fijo. Escribe el número en una celda libre y cópialo. Selecciona el rango de destino, clic derecho, Pegado especial, elige Restar en Operación y acepta. Excel sobrescribe los valores. Es un cambio sin vuelta atrás, así que duplica la hoja antes si puedes necesitar los originales.

Por qué mi resta da error o un número extraño

La mayoría de los fallos vienen de los datos, no de la fórmula. Estos son los que más veo.

Qué ves	Causa probable	Solución
#¡VALOR!	Una celda tiene texto, un espacio de más o una unidad escrita	Límpiala o usa =VALOR(A2)-B2
####	Hora negativa o columna demasiado estrecha	Usa RESIDUO en horas, o ensancha la columna
0,00000000000001 en vez de 0	Redondeo de coma flotante	Envuelve en REDONDEAR(...;2)
La fórmula aparece como texto	Celda con formato Texto o apóstrofo inicial	Formato General y reescribe la fórmula
#¡NUM! con SIFECHA	Fecha inicial posterior a la final	Intercambia las celdas
El resultado es una fecha de 1900	Celda de salida con formato de fecha	Cámbiala a General

Un caso que he visto repetirse, y que cuento como composición y no como una persona concreta: alguien exporta el extracto del banco en CSV y resta la columna “Cargo” de la columna “Abono”. La mitad de las filas devuelven #¡VALOR!. La causa son importes como “1.200 EUR” o con un espacio al final, que Excel lee como texto. La solución fue Datos, Texto en columnas, Finalizar sobre esa columna, que obliga a Excel a releer las entradas como números. Una comprobación rápida: selecciona la columna y mira la barra de estado; si indica Recuento pero no Suma, las celdas son texto.

Otro culpable silencioso es el ruido de coma flotante. Una fórmula como =A1-B1 puede devolver 0,00000000000001 cuando esperabas cero, y entonces un SI(...=0;...) falla. Envolver la resta en REDONDEAR(A1-B1;2) es la cura para importes en euros o pesos.

Qué versiones de Excel y qué herramientas admiten estas fórmulas

Todo lo anterior funciona en Excel para Microsoft 365, Excel 2019 y 2021, Excel para la web y la versión de Mac. El comportamiento de derrame (=B2:B100-C2:C100 rellenando hacia abajo) necesita Microsoft 365 o Excel 2021 en adelante. Google Sheets acepta el mismo signo menos, SUMA, SUMAR.SI y SIFECHA con pequeñas diferencias en cómo muestra los resultados, y sus nombres de función en español coinciden en su mayoría con los de Excel.

Si pasas el día entre hojas de cálculo, hay otras herramientas que suelen compensar. 5 mejores apps de productividad 2026 compara apps de notas y tareas que combinan bien con un libro de presupuesto, y herramientas de IA para el trabajo repasa asistentes que pueden escribir o depurar fórmulas, aunque yo comprobaría cualquier fórmula generada en tres filas de prueba antes de fiarme.

Una rutina que funciona para cualquier hoja de restas nueva: da formato numérico a las celdas de entrada, escribe la fórmula solo en la primera fila, compárala con una calculadora en dos filas y entonces rellena hacia abajo.

Esta guía es información general para uso cotidiano de hojas de cálculo, vigente a octubre de 2026. Los menús y las funciones varían entre versiones de Excel, así que consulta la documentación actual de Microsoft para tu edición y prueba las fórmulas en una copia antes de usarlas en decisiones financieras, de nómina o legales.